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Eventmanagement Power-Tipps für Ihr nächstes Event

Jan 2, 2019 / by jwin / In / Kommentare deaktiviert für Eventmanagement Power-Tipps für Ihr nächstes Event

Jürgen Winterleitner sorgt mit seinem Know-How im Eventmanagement und seinem Netzwerk von ausgewählten Profis für die erfolgreiche Durchführung Ihrer Veranstaltung.
Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme, um Ihnen die besten Lösungen für Ihr Event bieten zu können. —
Ihr Jürgen Winterleitner

Eventmanagement Power-Tipps für Ihr nächstes Event

Egal, ob Sie selbst Eventmanager sind oder ein Event planen. Auf dieser Seite zeige ich Ihnen die grundlegenden Inhalte des Eventmanagement.

Der Fokus liegt hier vorrangig auf der Planung und Strategie-Entwicklung vorab eines Events. Denn eines sollte Ihnen bewusst sein: das eigentliche Event, die Veranstaltung selbst, ist nur die Spitze des Eisbergs. Der Hauptteil der Arbeit liegt VOR dem Event. Ich zeige Ihnen, worauf Sie im Eventmanagement bei der Planung achten und welche Ziele Sie verfolgen sollten, worauf es im Eventmanagement wirklich ankommt und wie Sie den Markt analysieren, uvm.

Ganz am Ende finden Sie eine Schnell-Anleitung für ganz eilige Eventmanager. Dieser Leitfaden wird sie vor allem im Anfangsstadium Ihrer Planungen unterstützen.
Wenn Sie nähere Informationen oder Unterstützung wünschen, können Sie mich natürlich gerne kontaktieren. Ich bin Ihnen gerne bei der erfolgreichen Umsetzung Ihres Events behilflich!

Die Bedeutung von Live-Marketing in der Unternehmenskommunikation

Events werden als kommerzielle Ereignisse immer wichtiger — genauso als Mittel zur Unternehmenskommunikation und zur Aktivierung von Zielgruppen. Um Ihre Veranstaltung erfolgreich durchzuführen, spanne ich gemeinsam mit meinem Team für Sie den gesamten Eventmanagement-Bogen. Von der Beratung bei der Zielsetzung über die Einbindung der eigenen Unternehmensstrategie und Marketing-Ziele bis hin zur operativen Planung und Durchführung Ihres Events. Um das alles zu gewährleisten und mit Ihnen das perfekte Event zu managen, stehen bei mir drei Dinge im Mittelpunkt: Sie, Ihre Wünsche und Ihre Bedürfnisse.

„Wer wahrgenommen werden will, muss etwas mehr bieten als die anderen und muss dies auch kommunizieren. Dabei bedeutet dieses Mehr nicht mehr Show, sondern mehr Kundennutzen. Ein Event zeichnet sich dadurch aus, dass es ein positives Erlebnis für den Teilnehmer ist.“

Das Wichtigste beim Eventmanagement und bei der Planung des Events ist, ein genaues Ziel festzulegen, zu kennen und im Auge zu behalten. 


Das Ziel für Ihre Veranstaltung

Ein Event passiert nicht von selbst, und es wird auch nicht einfach so veranstaltet. Es wird gezielt geplant, um einem bestimmten Zweck zu dienen. Dieser Zweck kann sein:

Aus den zuvor genannten primären Zielen werden sekundäre Ziele, Maßnahmen und Kriterien abgeleitet. Typische sekundäre Ziele sind: eine hohe Teilnehmerzahl, hohe Aktivität der Besucher, umfangreiche Präsenz in den Medien, o.ä.

Um das Ziel zu erreichen, muss das Event am Kunden, den Gästen und den Teilnehmern orientiert sein.
Das Event muss…

  • aktiv und kurzweilig sein,
  • den Teilnehmer positiv ansprechen,
  • einen geplanten Ablauf haben und Pannen vermeiden.

Events sprechen die emotionale Ebene an und können eingesetzt werden, um

  • Informationen zu vermitteln,
  • Motivation und Aktivität zu erzeugen,
  • Grundhaltungen und Normen zu generieren.

Strategie und Ziel

Eine Veranstaltung ist dann erfolgreich, wenn sie ihre Ziele erreicht. Eine Bewertung und Erfolgsmessung kann nur dann erfolgen, wenn Ziele festgelegt sind. Ohne das Ziel zu kennen, lässt sich der Weg zum Ziel (d.h. die Strategie) nicht erarbeiten.

Viele Veranstaltungen scheitern letztlich daran, dass die Ziele von den Eventmanagern nicht exakt definiert wurden. Je nach Art der Veranstaltung ergeben sich unterschiedliche Ziele, die zu definieren bzw. zu erreichen sind. Ziele müssen messbar für eine Bewertung sein. Da es in der Praxis häufig schwierig ist, Ziele messbar zu machen, wird leider of auf eine Zielsetzung verzichtet. Es ist hilfreich, eine Unterteilung in quantitative und qualitative Ziele vorzunehmen:

  • quantitative Ziele: Anzahl Besucher, Umsatz, Gewinn.
  • qualitative Ziele: Besucherzufriedenheit, Ambiente, Amtosphäre.

Quantitative Ziele wie die Besucheranzahl können leicht gezählt werden. Qualitative Ziele wie die Zufriedenheit mit Essen und Service können (z.B. aus der Anzahl der Reklamationen) abgeleitet werden. Bei umfangreicheren Veranstaltungen können Befragungen durch Interviewer Sinn machen. Eine Investition, die sich lohnen kann, wenn sich daraus Optimierungsbedarf für Folgeveranstaltungen ableiten lässt.
Auch etwaige Sponsoren wollen den Erfolg ihres Engagements messen.

Bedeutung von Event Management / Event-Planning

Die eigentliche Veranstaltung ist nur ein sehr kleiner Teil des Projekts. Der zeitliche Vorlauf ist um ein Vielfaches größer zu bewerten.
Hier einige Beispiele für Vorlaufzeiten und Nachbereitung im Eventmanagement:

VeranstaltungDauerVorlaufNachlauf
(neben Auflösung, Heimreise)
Olympiade
2 Wochen9 Jahre (Stadt, Sportler):
Aufbau, Qualifikation
Nutzung der Gebäude
und Anlagen
Tagung3 Tage1 Jahr: Vorträge, Programm,
Organisation
Tagungsband Projekte
Konzert, Spiel2 Stunden1 Jahr: Üben, Training,
Kartenverkauf
PR
Feier0,5 Tage1/2 Jahr: Koordination,
Einladung
Danksagung
Versammlung,
Sitzung
2 Stunden1 Monat: Tagesordnung,
Tischvorlagen
Protokoll, Erledigung,
Umsetzung

Planungsinhalte

Bei der Planung des Events fließen folgende Überlegungen ein:

  1. Zielsetzung: „wozu das ganze?“
  2. Einzelziele: „was soll rauskommen?“
  3. Aktivitäten: „was soll wann wozu passieren?“
  4. Akteure und Aktivitäten: „wer macht wann was?“
  5. Vorbereitung: „was ist dazu notwendig?“

Erfahrung im Eventmanagement macht sich bezahlt

In den vergangenen fast 15 Jahren durfte ich viele großartige Events veranstalten, begleiten und mitgestalten. Darunter waren neben hochrangigen Regierungs-Veranstaltungen auch Kongresse, Messen, Corporate Events, Produktpräsentationen, Gala-Abende, Preisverleihungen, Firmen-Jubiläen, Sport-, Musik-, Kulturveranstaltungen, uvm. Meine Tätigkeiten als Eventmanager haben mich unter anderem in Österreich von St. Pölten in Niederösterreich, Wien, Graz, Klagenfurt und Salzburg, über Monaco und Südafrika bis in die USA geführt.

Den daraus resultierenden Wissens- und Ideenschatz und stelle ich gerne in Ihre Dienste. Wenn Sie möchten, zeige ich Ihnen verschiedene Eventkonzepte & Veranstaltungs-Möglichkeiten auf. Darüber hinaus profitieren Sie bei einer Zusammenarbeit im Bereich Eventmanagement auch von meinem internationalen Netzwerk an Zulieferern und Fach-Experten. Dies kann auch für Sie zu interessanten Synergien führen.

Der Event Planner; auch bekannt als Eventmanager oder Magier 😉

Denken Sie an den roten Faden im Eventmanagement. Von der Planung bis zur Nachbesprechung gibt es viele wichtige Dinge zu beachten. Daher stehe ich Ihnen gerne mit meinen Partnern im Eventmanagement zur Verfügung. Durch meine langjährigen Tätigkeiten auf und abseits der Bühne, unterstütze ich Sie mit meinem Partner-Netzwerk von handverlesenen Spezialisten und Unternehmen. Gemeinsam sorgen wir für die erfolgreiche Durchführung Ihrer Veranstaltung!

Wie erstelle ich ein Eventkonzept für mein Eventmanagement?

Die Evententwicklung führt von der Vision zu einer Konzeption. Die anschließende Umsetzung setzt diese Konzeption in ein Event um. Die Ausgangssituationen bei Überlegungen zur Planung eines Events können völlig unterschiedlich sein. Sofern die Planung des Events bereits steht, also klar ist, um welche Art von Event es sich in etwa handelt, kann direkt mit einem Markenkonzept begonnen werden. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein Event bereits in ähnlicher Form durchgeführt wurde und Erfahrungen aus dem Eventmanagement bereits vorliegen.

Bei einer anderen Ausgangssituation kann durch eine vorhandene Ziel- oder Aufgabenstellung ein Event als Ergebnis der Planung als abgeleitete Maßnahme zur Zielerreichung entstehen. Beispielsweise können folgende Ziele vorliegen:
Emotionalisierung einer Marke, Erhöhung der Kundenbindung, Erhöhung der Mitarbeiterindentifikation, Vorstellung eines neuen Produktes, etc.
Bei der Planung eines Events kann das Eventkonzept – alternativ oder ergänzend zur klassischen Kommunikation – als Mittel zur Zielerreichung eingesetzt werden.

Neue Veranstaltungsformate

Eine weitere Aufgabenstellung könnte sein, dass aus wirtschaftlichen Gründen ein noch nie (in der Region) da gewesenes Event erschaffen werden soll. In diesem Fall können folgende Überlegungen zum Ziel führen:

  • Entstehen gerade Trends im Ausland (USA als Trendsetter) oder sind dort bereits welche etabliert?
  • Gibt es Marktlücken?
  • Welche Innovationen können erfolgreich sein?
  • Können bestehende Events weiter entwickelt werden?
  • Welche ungedeckten Bedürfnisse haben Konsumenten?

Voraussetzung für eine Neuentwicklung im Eventmanagement sind mit Sicherheit eine Portion Mut, Kreativität und auch das (finanzielle) Durchhaltevermögen über eine längere Zeit, da eventuell erst bei der zweiten oder dritten Wiederholung Geld verdient werden kann. Gerade der Charakter eines Event liegt sehr nahe am Konzept der Innovation. Es muss aber nicht immer das berühmte (völlig) „neue Rad“ erfunden werden.

Struktur eines Eventkonzepts

Das aus den unterschiedlichen Aufgabenstellungen entstehende Eventkonzept enthält typischerweise folgende erste grobe Strukturen:

  • Überschrift bzw. Thema: Um welche Art von Event handelt es sich?
  • Was ist Vision, Ziel, Zweck, Botschaft, Mission?
  • Inhalt des Events, grobe Beschreibung: Was passiert auf dem Event?
  • Angaben zu Programm, Ablauf und Zielgruppe: Wie passiert es?
  • Ort: Wo soll das Event stattfinden? (z.B. St. Pölten, Wien, o.ä.)
  • Zeit, Dauer: Wann findet es statt? Wie lange dauert es?
  • Umfang: Welche Größe, welches Budget, welche Anzahl Besucher?

Je nach Umfang des Events erfolgen anschließend Detailfestlegungen und im nächsten Schritt Überlegungen USP (Unique Selling Proposition / „Einzigartiger Produktnutzenvorteil“).
Widmen wir uns also als nächstes dem Markenkonzept.

Ihr Event, Ihre Marke, Ihr Marketing — Ihr Markenkonzept

Wichtig für den Erfolg eines Events ist, aus der Veranstaltung eine Marke, ein unverwechselbares, positives Erlebnis zu machen und diese Marke richtig zu positionieren.

Auf der Basis einer Zieldefinition, einer Festlegung von Art und Namen des Events wird aus der Veranstaltung ein Produkt (und hoffentlich eine Marke). Für dieses Produkt lassen sich nun die Marketinginstrumente ableiten.

Event-Marketing: Was bedeutet Marketing in Zusammenhang mit Events?

Marketing umfasst alle Maßnahmen, um Bedürfnisse von möglichen Kunden im Markt zu erkennen und alle Instrumente, um die Bedürfnisse zu befriedigen. Einfach gesagt, bringt Marketing das richtige, gewünschte Produkt „Event“ zum Kunden. Dazu dienen die Instrumente des Marketingmix:

  • Produktpolitik (z.B. Programm, Service),
  • Preispolitik (z.B. Eintrittspreise, Preise für Speisen, Getränke),
  • Distributionspolitik (z.B. Ticketing, Logistik der Besucher)
  • Kommunikationspolitik (z.B. Einladungen, Plakate, Online-Marketing)

Analyse der Marktchancen für Ihr Event

Die Marktanalyse: Den richtigen Bedarf für ein Event einschätzen

Zu einer Untersuchung der Marktchancen rate ich im Eventmanagement bei fast allen Events. In der Vergangenheit habe ich schon des öfteren erlebt, dass Veranstaltungen am Bedarf vorbei geplant wurden. Innerhalb einer umfassenden Betrachtung der Marktchancen, sollten Sie in Ihrem Eventmanagement folgende Punkte untersuchen:

Nachfrage

Gibt es eine Nachfrage nach meiner Veranstaltung? Dies lässt sich z. B. durch einen Vergleich mit ähnlichen Veranstaltungen in einer anderen Region feststellen. Regional muss man prüfen, welche Veranstaltungen bereits in ähnlicher Form existieren und welche noch fehlen.

Zielgruppe

Gib es die Zielgruppe, die definiert wurde hinsichtlich Anzahl, Alter, Bildung, Einkommen, etc.? Statistische Daten lassen sich über die Städte und Gemeinden bzw. über deren Homepages abrufen. Ticketvermarkter können ebenfalls mit Marktdaten helfen.

Gleichartige Veranstaltungen

Gibt es gleichartige Veranstaltungen, welche die Nachfrage bereits befriedigen? Welche Konkurrenzveranstaltungen gibt es am geplanten Termin? Hier sollten Sie auch TV-Übertragungen von beispielsweise Fußballspielen oder Skirennen berücksichtigen.

Veranstaltungsort

Gibt es geeignete Veranstaltungsorte? Wie ist die Infrastruktur am Veranstaltungsort? Welches Einzugsgebiet und Besucherpotential hat der Ort? Ob St. Pölten in Niederösterreich, der Bundeshauptstadt Wien, oder irgendwo sonst in Österreich. Berücksichtigen Sie auch Konkurrenzveranstaltungen, politische Grenzen, Verbreitungsgebiete von Massenmedien und vorhandene Infrastruktur. Damit können Sie Potenziale richtig abschätzen und Kommunikationsmaßnahmen gezielt einsetzen.

Die Zeit und Mühe, die bei einer vernünftigen Analyse der Chancen notwenig sind, sind in der Regel Investitionen, die sich auszahlen. Und teilweise können sie auch dazu führen, die Veranstaltung in der geplanten Art und Weise nicht durchzuführen. Erst nach einem „grünen Licht“ durch die Marktanalyse sollte die in den nächsten Schritten folgende Festlegung der Strategie angegangen werden.


Eventmanagement, was ist das wirklich?

Aus eigener Erfahrung im Eventmanagement weiß ich, wie wichtig es ist, auf Partner zurückgreifen zu können, die Ihr Handwerk bestens verstehen und auch in heißen Phasen einen kühlen Kopf bewahren. Die Handschlag-Qualität meiner Partner ist mir dabei besonders wichtig. Nur so sind optimale Abläufe und kurze Entscheidungswege garantiert. Eventmanagement ist also Teamwork.

So vielfältig wie Veranstaltungen selbst, so umfangreich sind auch damit verbundene Aufgabenbereiche und Jobs. Neben einem profunden Eventmanagement, spielen beispielsweise genauso auch die richtige Inszenierung und ausgezeichnete Veranstaltungstechnik eine wichtige Rolle. Nutzen Sie die Erfahrung von meinen spezialisierten Netzwerkpartnern und mir. Für Sie ergibt sich daraus ein klarer Vorteil: mehr Dienstleistungen auf die Sie bei Ihren Projekten zurückgreifen können – alles aus einer Hand.

Starke Partner für eine starke Veranstaltung

Bei Bedarf setzen ich mich mit meinen Partnern in Verbindung und hole für Sie kostenlos ein unverbindliches Angebot ein.

Bei der nachstehenden Auflistung handelt es sich um einen Auszug meiner Partner. Sollte Ihre gesuchte Dienstleistung nicht unten angeführt sein, kontaktieren Sie mich und wir suchen gemeinsam für Sie die beste Lösung.


Starke Partner für Ihren Erfolg im Event Management

Wir verstehen unseren Job und wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung Ihres gesamten Events. Bei Bedarf übernehmen wir aber auch einzelne Teilbereiche des Eventmanagements wie: Bühnenmanagement, Act-Betreuung, Programm-Gestaltung, Event-Regie, Marketing, Bewertung von Chancen, o.ä.

Haben Sie eine konkrete Frage, die Sie mir stellen möchten?

Sie können mich jederzeit entweder per Email, Telefon oder über das Kontaktformular hier weiter unten auf der Homepage erreichen. Für Fragen und Auskünfte stehe ich Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.
Auf Anfrage stelle ich Ihnen auch Checklisten, Tabellen oder Beispiel-Projektpläne zur erfolgreichen Umsetzung Ihres Event zur Verfügung.


Projekt-Management für ganz eilige Eventmanager

Besorgen Sie sich einige Blätter und einen Stift.
  • Setzen Sie sich kurz hin und machen Sie sich klar, was Ihre Ziele sind. Notieren Sie Ziele und Zielgruppen Ihres Events (was für wen?).
  • Machen Sie Notizen zum Konzept.
  • Besprechen Sie Konzeption und Planung mit Ihrem Team — und das ab jetzt regelmäßig. Die Kommunikation im Team und nach außen ist genauso wichtig wie brillante Ideen und systematische Planung.
  • Evaluieren Sie die wichtigsten Ziele und Rahmenbedingungen — ausgehend von Ihrer Projektplanung.
  • Erstellen Sie Checklisten, um zu wissen, wo Sie mit Ihrem Projekt stehen
  • Erstellen Sie eine Liste der Ziele aus Sicht der Auftraggeber und Organisatoren, sowie einen groben Meilensteinplan und Arbeitsstrukturplan auf je einem Blatt Papier.
  • Halten Sie die wichtigsten Parameter (Name, Ort, Zeit) schriftlich fest.
  • Gehen Sie in sich und überlegen Sie, was Sie mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen und der vorgegebenen Zeit erreichen können und wollen. Diskutieren Sie das mit dem Team und dem Auftraggeber.
  • Wählen Sie die benötigten Checklisten aus und passen Sie diese Ihrem Bedarf an.
  • Setzen Sie sich mit Ihrem Team zusammen. Diskutieren Sie Ihre neuen Ansätze: andere haben auch gute Ideen und können Konzepte verbessern.
  • Schreiben Sie Ihr Eventkonzept und den geplanten Eventablauf auf. Betrachten Sie den Eventablauf aus verschiedenen Sichten.
  • Schlussendlich sollte Ihr Projektplan folgendes enthalten: Zielsetzung, Eventkonzept, Aufgaben, Checklisten, Zeitplan, Aufgabenverteilung.
  • Arbeiten Sie die Projektpläne und Checklisten systematisch ab.
  • Denken Sie daran, dass Sie mit Menschen und für Menschen arbeiten.

Lassen Sie uns gemeinsam Ihr nächstes Event erfolgreich machen!

Sie planen ein Event und möchten Ihre Besucher begeistern?
Gemeinsam machen wir Ihre Veranstaltung zu einem Highlight, von dem Ihre Gäste noch lange sprechen werden!

Ich erinnere mich an keine Veranstaltung, die nicht auch ein Event gewesen wäre — die anderen habe ich alle vergessen.


Zögern Sie nicht und nehmen Sie jetzt Kontakt auf — ich freue mich auf Sie!
Ihr Jürgen Winterleitner

JWIN Moderation & Entertainment
Jürgen Winterleitner
www.jwin.at | office@jwin.at

+43 (0)660/2151925

 


Folgen Sie mir zu Ihrem nächsten erfolgreichen Event!


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